7 quy tắc sử dụng email chuẩn bạn nên biết

7 quy tắc sử dụng email chuẩn giúp bạn xây dựng tác phong chuyên nghiệp khi giao tiếp với sếp, đồng nghiệp và khách hàng. Hãy cùng tham khảo để xem bạn đã biết cách dùng mail chưa nhé.

Với sự hỗ trợ ngày cách mạnh mẽ của các dịch vụ mail trực tuyến, người dùng có thể sở hữu cho riêng mình một hộp thư điện tử chỉ trong vài phút. Đối với công việc, nhất là những ai làm về kinh doanh, chăm sóc khách hàng,… thì việc gửi email là rất thường xuyên. Không những vậy, khi gửi mail cho một ai đó bạn phải xem xét về khá nhiều khía cạnh trước khi ghi chúng vào nội dung. Chính vì vậy, trong bài viết này Tinhoc24h sẽ chia sẻ cũng các bạn kinh nghiệm về 7 quy tắc sử dụng email chuẩn. Hãy cùng tham khảo và ghi nhớ để áp dụng về sau nếu như bạn muốn thăng tiến trong tương lai.

7 quy tắc sử dụng email chuẩn bạn nên biết

#1. Đặt tiêu đề trực tiếp và rõ ràng

Hãy thử tưởng tượng bạn gửi email đến cho 1 người của phòng nhân sự chẳng hạn. Họ sẽ đọc email của bạn khi vừa nhận được hay sẽ bỏ qua và lãng quên nó? Việc đầu tiên bạn cần làm là phải tạo một tiêu đề trực tiếp, rõ ràng và lịch sự để đối phương chú ý đến. Nội dung của tiêu đề cần phải được rõ ràng thì khi nhìn vào họ sẽ biết nội dung email sẽ nói lên vấn đề gì.
+ Nên dùng: Thư mời tham dự hội thảo ABC.
+ Tránh dùng: Câu hỏi gấp, bạn trả lời giúp trong hôm nay.

#2. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp

Nếu như bạn gửi email liên quan đến công việc thì hãy sử dụng địa chỉ email của công ty. Điều này sẽ giúp bạn ghi được điểm trong mắt của đối tác. Trong trường hợp công ty không có hộp mail riêng thì các bạn có thể sử dụng địa chỉ email cá nhân. Tuy nhiên, khi đăng ký địa chỉ email thì bạn phải thể hiện được sự nghiêm túc và chuyên nghiệp.

+ Nên dùng: thuongnv@abc.com
+ Tránh dùng: nhocyeuanh@gmail.com

Đối tác của bạn sẽ đánh giá về bạn rất nhiều nếu thấy những kiểu email xì tin như trên. Do đó, đừng bao giờ sử dụng những email như vậy để liên lạc với sếp, đồng nghiệp hoặc đối tác của mình.
Xem thêm: Hướng dẫn cách chèn chữ ký trong Gmail

#3. Cẩn thận khi dùng nút Reply all

Thông thường, khi gửi mail cho nhiều người về cùng 1 nội dung. Ví dụ như thư mời tham dự hội thảo của một công ty nào đó đến một lớp nào đó trong trường đại học. Thì phía công ty thường có thói quen sử dụng CC và BCC để gửi cho nhiều người. Do đó, khi nhận được email bạn sẽ thấy nguyên 1 danh sách các địa chỉ khác và phần trả lời sẽ có thêm nút Reply All.

Nếu như bạn muốn phản hồi nội dung email vừa nhận, hãy cẩn thận và đừng sử dụng nút Reply All nếu như nội dung phản hồi chỉ liên quan đến người gửi. Bởi những người khác họ không muốn nhận một email chẳng liên quan gì đến họ cả.

#4. Sử dụng lời chào đầu email

Đừng nên đi ngay vào vấn đề của nội dung mà bỏ quên lời chào với đối tác. Trường hợp này xảy ra khá phổ biến trong môi trường sinh viên. Ngay cả khi gửi mới hoặc trả lời email họ thường quên mất mình đang giao tiếp với ai. Hãy tỏ ra lịch sự bằng một lời chào đơn giản để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình.
+ Bạn có thể sử dụng: “Chào anh/chị”, “Chào quý công ty”…
+ Trong tiếng Anh, bạn có thể dùng “Hi” hoặc “Hello”

#5. Trả lời email nhận được

Ngoại trừ những email liên quan đến vấn đề quảng cáo hoặc spam thì bạn có thể bỏ qua. Hãy trả lời tất cả email mà bạn nhận được từ đồng nghiệp, người thân, đối tác,… mặc dù bạn không nhất thiết phải làm việc này. Nhưng khi trả lời email, có nghĩa là bạn đã xác nhận rằng mình đã nhận được và đọc nội dung để phía người gửi không phải lo lắng rằng liệu bạn có nhận được mail họ đã gửi hay không.

Bạn chỉ cần sử dụng vài dòng hồi đáp đơn giản: “Tôi đã nhận được thư. Cám ơn bạn” để thể hiện sự tôn trọng đối với người gửi.

#6. Tránh trình bày cầu kỳ

Có khá khiều người có sở thích gửi email với phông chữ, màu mè lòe loẹt. Điều này không mấy hay ho nếu như phía người nhận không thích nó. Họ có thể nhấn nút “đánh dấu đã đọc” mà chẳng cần biết nội dung là gì khi thấy phông chữ quá ư khó đọc hoặc màu chữ chói lóa. (Đặc trưng của như thư quảng cáo bán hàng,… đều màu mè thế này đấy)

Hãy sử dụng các phông chữ truyền thống như “Time New Roman, Arial, Calibri”, để mặc định màu chữ là đen để gây thiện cảm với người nhận.

#7. Từ chối một cách lịch thiệp

Khi bạn nhận được một lời đề nghị nào đó nhưng không muốn chấp nhận thì hãy xem xét tùy vào trường hợp mà từ chối nhé. Ở đây liên quan rất nhiều đến lối sống văn hóa, ví dụ bạn có thể từ chối trực tiếp với những người đến từ Đức, Mỹ. Nhưng đa phần người châu Á chúng ta không thích sự thẳng thắng mà phải từ chối khéo bằng 1 lời hứa hẹn.

+ Khi email cho người Mỹ, bạn có thể viết: “Tôi không đồng ý”.
+ Khi gửi mail cho người Nhật, hãy viết: “Chúng tôi sẽ suy nghĩ thêm”.

Như vậy là Tinhoc24h.Net vừa chia sẻ với các bạn 7 quy tắc khi sử dụng email cần chú ý rồi đó. Bạn hãy áp dụng nó ngay sau khi đọc bài viết này để giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn nhé. Chúc các bạn luôn thành công trong công việc.

BY : Trần Khánh